Sistema web para la recopilación de evidencias

generadas por docentes universitarios

Web systemfor thecollection ofevidence generatedby

university teachers

PamelaAlexandraBuñayGuisñan

∗

,GuidoJavierMazónFierro

†

,MiryanEstelaNarváezVilema

‡

,PaúlPaguay

Soxo

∗,‡

UniversidadNacionaldeChimborazo,Riobamba,Ecuador

†,§

Escuela SuperiorPolitécnica deChimborazo, Riobamba,Ecuador

Email:

∗

pbunay@unach.edu.ec,

†

guido.mazon@espoch.edu.ec,

‡

miryan.narvaez@unach.edu.ec,

paul.paguay@espoch.edu.ec

Resumen— Como parte de las TICs, los sistemas infor-

máticos jueganun papelimportante enla automatizaciónde los

procesos de las diferentes instituciones. En la carrera de

Ingenieríaen Sistemas yComputación dela UNACH,elproceso

de recopilación, revisión yevaluación de evidencias se realizaba

manualmente, ocasionando una serie de inconvenientes tales

como:pérdidadeinformación,informaciónduplicada,pérdidade

tiempo,erroresyfaltadeespaciofísico.Realizarlaevaluaciónde

las evidencias ocasionaba que el responsable se movilice a los

diferentes lugares donde la información estaba almacenada,

causando pérdida de tiempo y esfuerzo. La constatación de

entrega deevidencias se hacíaen un archivode Excel, crean-do

versiones de la misma evidencia para diferentes procesos

ocasionando diﬁcultad para centralizar las evidencias, validar y

generar reportes del cumplimiento de las actividades realizadas

porlosdocentes.Portalmotivoel

objetivodeestainvestigaciónes

desarrollar

unsistemawebqueayudealosdocentesaregistrarlas

evidencias generadas en los diferentes procesos académicos, las

mismas que serán evaluadas por una comisión de expertos. Se

analizóelantes ydespués deusar elsistema mediantela prueba

paramétrica T-student con una muestra menor a 30,

determinando que hubo un incremento del 37.63 %en el

cumplimientodocentealutilizarelsistema.Alanalizarelsistema

el número de evidencias solicitadas aumentó al 57.14 %y

disminuyóeltiempoderevisiónaun66.66%.

Palabras Clave— Evidencia, Recopilación, TICs, Preser-

vación Digital,Sistema Web.

Abstract— As part ofICTs, computer systems play an im-

portantroleinautomatingtheprocessesofdifferentinstitutions.

In the Systems and Computing Engineering career at UNACH,

the processof gathering, reviewingand evaluatingevidence was

carriedoutmanually,causingaseriesofinconveniencessuchas:

lossofinformation,duplicateinformation,lossoftime,errorsand

lackofinformation.physicalspace.Carryingouttheevaluationof

theevidencecausedthepersonresponsibletomovetothedifferent

placeswheretheinformationwasstored,causinglossoftimeand

effort.Theveriﬁcationofthedeliveryofevidencewasdone

inan

Excel ﬁle, creating versions

 of the same evidence for different

processescausingdifﬁcultyincentralizingtheevidence,validating

andgeneratingreportsonthefulﬁllmentofthe activities carried

outbytheteachers.Forthisreason,theobjectiveofthisresearch

is to develop a web system that helps teachers to record the

evidencegeneratedinthedifferentacademicprocesses,whichwill

beevaluatedbyacommission

of experts.The before andafter use ofthe system wasanalyzed

throughtheparametricT-studenttestwithasamplesmallerthan

30,determining thatthere wasanincrease of37.63%in teacher

compliance when using the system. When analyzing the system,

the number of requested evidence increased to 57.14% and the

review timedecreased to66.66%.

Keywords—Evidence,Collection,ICTs,DigitalPreservation,

Web System.

Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs)

permiten que exista interacción entre la gente sin importar

donde se encuentren usando sistemas informáticos que ayudan

a obtener y distribuir información valiosa para la toma de

decisiones [1]. De esta manera, se ha experimentado un

cambio considerable en el desarrollo de actividades, las TICs

se han convertido en la base del cambio económico, cultural

y social a nivel mundial [2]. Así mismo, para las empresas

los sistemas informáticos se han convertido en un elemento

primordial para mejorar la productividad logrando el éxito

deseado en un mercado globalizado [3].

EldesarrollodesoftwareespartedelasTICs,yenlaúltima

décadalossistemaswebsonmuyimportantesparagestionarlos

procesos de una institución promoviendo la automatización de

lastareasdegestión yadministración[4].Estoha cobrado más

importancia con la concienciación de que la información se ha

convertido en un bien muy preciadopara las empresas,por tal

motivodebemanejarsedeunamaneracorrectayeﬁciente[5].

Una forma de evaluar el cumplimiento de un proceso o

actividadpor partedelos actores responsablesde la mismaes

la llamada "evidencia". La evidencia, por un lado, puede ser

* */530%6$$*»/

&OMBBDUVBMJEBEFMVTPEFNFEJPTUFDOPMØHJDPTIBTVTUJUVJEPEF

GPSNBSFMFWBOUFNVDIPTQSPDFTPTNBOVBMFTRVFVOBQFSTPOBV

PSHBOJ[BDJØO SFBMJ[B QBSB PCUFOFS CFOFmDJPT FDPOØNJDPT

TJNQMFNFOUF QBSB GBDJMJUBS FM FTUJMP EF WJEB QFSNJUJFOEP

PQUJNJ[BSSFDVSTPTDPNPUJFNQPEJOFSPBVNFOUBSMBQSPEVD

UJWJEBEZUFOFSWFOUBKBDPNQFUJUJWB

/ JULIO - DICIEMBRE 2021

Fecha de Recepción: 11/may/2021 Fecha de Aceptación: 30/jun/2021 DOI: 10.47187/perspectivas.vol3iss2.pp31-35.2021

deltipocualitativaocuantitativa,caliﬁcadasegúnloscriterios

establecidos para este efecto, como: adecuada, competente y

oportuna.Porotrolado,laevidenciapuedeserunconjuntode

pruebas que permiten demostrar el proceso y el resultado

obtenidodeunaactividad[6].Enelcasodelasuniversidadese

instituciones de educación superior (IES) en el Ecuador, las

"evidencias"son una herramientafundamentalpara evaluarsu

desempeño en sus diferentes ámbitos como: aprendizaje,

investigación,vinculaciónygestiónacadémica.

Las características que debe cumplir una evidencia, según

AUDITOOL [7], son:

• Relevante: permite llegar a una conclusión según los

objetivos planteados.

• Auténtica:esloquediceser,puedeserundocumento

queseencuentreselladoyﬁrmado.

• Veriﬁcable:sepuedecomprobar.

• Neutral: es imparcial, es decir no se inclina a ninguna

de las partes.

Además, lasevidencias deben cumplircon criterios de ade-

cuación, conﬁabilidad, suﬁcienciay relevancia, características

establecidasporlanormaISO/IEC27037:2012[8].

Las evidencias académicas son productos y pruebas tangi-

bles que demuestranel desempeño de docentes, considerando

queapartir de unbuendesarrollose lograrán mejoresresulta-

dos educativos. Las evidencias son cada vez más importantes

para una buena gobernanza educativa y la toma de decisiones

basada enlas mismas [9][10]. Eneste

 sentido,la recopilación

de evidencias es una actividad muy importante debido que la

legalidad dependerá del procesode recopilaciónen simismo,

y su preservación, para lo cual se busca siempre trasladar la

evidencia a un lugar seguro [11][12].

La preservación digital es importante debido a que día

a día desaparecen miles de documentos como consecuencia

del deterioro. La preservacióntiene comoobjetivo, garantizar

la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar colecciones

digitalesantelosaceleradoscambiosyobstáculostecnológicos

yorganizativosque sepresentanen lasinstituciones.Además,

aseguralapermanencia yelaccesoal contenidoalolargo del

tiempo y minimiza la pérdida de información [13][14].

En la actualidad existen varios sistemas que permiten

recolectar evidencias que sirven para la acreditación de las

instituciones de educación superior [15]. Algunos de estos

sistemas son expuestos a continuación:

• Sistema de mejora continua ESPOL, permite subir, ac-

tualizar, eliminar y descargar las evidencias presentando

reportes de los archivos registrados [16].

• Softwareparalagestiónacadémicaenelprocesodeeval-

uación de carreras, es un sistema que permite crear cri-

terios, subcriterios e indicadores, subir evidencias según

los criterios, generar cálculospor indicador, reportespor

evidencia y cálculos por período [17][18].

• SistemaAutomatizadoparaasistirprocesosdeacred-

itación(SAPA),permiterealizarelcontroldeacceso,

gestióndeusuarios,gestióndeprogramas,importaren-

cuestas,gestióndefactores,gestióndecaracterísticas,

gestióndeencuestas,gestióndeinformes,veriﬁcardocu-

mentosyreportesdelosmodelosdeponderaciónusados.

Tabla I

ISTEMAS INFORMÁTICOS Y DE SOFTWARE DE LAS IES.

Descripción del Sistema

Porcentaje

83,8%

70,3%

51,4%

43,2%

40,5%

Sistema de evaluacióndocente

Sistema de gestiónacadémico de estudiantes

Sistema de currículode docentes, empleados y trabajadores

Sistema de gestiónde la investigación

Sistema de gestiónde vinculación

Sistemadegestiónadministrativoﬁnanciero

Sistema de gestiónde bibliotecas

35,1 %

Seloutlizaparagestióndelosprogramasacadémicosque

son autoevaluados para luego ser acreditados [19].

• Sistemadegestióndeprocesosdeevaluación(Evalua),es

unaherramienta paragestionar informacióncon mirasal

procesodeevaluacióndelasuniversidadesycarreras.Se

realiza lacarga y revisión de evidencias por partede los

miembros de la Dirección de Evaluación de la Calidad

Académica y de la Gestión para la Acreditación (DEA)

[20].

Lossistemasantesrevisadospermitensubir, revisareviden-

cias de los criterios e indicadores, además de proporcionan

informes de las evidencias cargadas, esto con miras a generar

información para la acreditación de las IES. Los usuarios

de estos sistemas por lo general son los encargados de las

diferentes comisiones de evaluación en cada institución.

Según Padilla et al. [21], actualmente el3% de las IESdel

Ecuador cuentan con procesos certiﬁcados con la norma ISO

9001, el 86% no cuenta y el 11% se encuentran en proceso

paraobtenerlacertiﬁcación.Lossistemasconlosquecuentan

lasEISsemuestraenlaTablaI.

EnlacarreradeIngenieríadeSistemasyComputacióndela

UniversidadNacionaldeChimborazo(UNACH)enelperiodo

abril – agosto 2016, el

proceso de recopilación, revisión y



evaluación de evidencias se realizaba manualmente,

ocasionando una serie de inconvenientes tales como: pérdida

de información, información duplicada, pérdida de tiempo,

errores y falta de espacio físico. Realizarla evaluación de las

evidencias ocasionaba que el responsable se movilice a los

diferentes lugares donde la información estaba almacenada,

causandopérdida de tiempo y esfuerzo.Otro problemaidenti-

ﬁcado fue que los miembros de la comisión designada debían

revisar la misma evidencia, esto ocasionaba la perdida de la

evidencia pues debíair derevisor en revisor. La constatación

de entrega de evidencias se hacía en un archivo de Excel,

creando versiones de la misma evidencia para diferentes

procesos causando diﬁcultad para centralizar las evidencias,

validary generarreportes delcumplimiento delas actividades

realizadas por los docentes. Todos estos problemas producían

unefectonegativoparalaacreditacióndelacarrera.

Por consiguiente, el presente documento reporta el de-

sarrollo un sistema web que ayuda a los docentes de la

UNACH a registrar las evidencias generadas en losdiferentes

procesos académicos, las mismas que fueron evaluadas por

unacomisión deexpertos.Este artículoobedece alasiguiente

estructura: sección II metodología, sección III resultados,

sección IV discusión y

sección V conclusiones.

/ JULIO - DICIEMBRE 2021

II. METODOLOGÍA

La metodología de la presente investigación es cuasiexper-

imental.Seusaronmétodosempíricoscomolaentrevistaalos

coordinadoresde lascomisiones decarrera paraestablecer los

requisitosdelsistema.Paraestablecerlalíneabaseserealizóla

revisión de reglamentos, artículos cientíﬁcos y bibliografíaen

general. Criterios de expertos para el desarrollo e

implementacióndelsistema.Laimplementacióndelsistemade

recopilación de evidencias permitió observar los cambios

provocados en una muestra conglomerada especíﬁca, en este

casolacarreradeIngenieríaenSistemasyComputacióndela

Universidad Nacional de Chimborazo. Para evidenciar que

existecambiossigniﬁcativos,unavezimplementadoelsistema

se utilizó la prueba paramétrica T-student de muestras

relacionadas. El software utilizado para el análisis estadístico

fueIBMSPSSStatistics.

Para desarrollar el sistema web de recopilación de eviden-

cias se llevó a cabo los siguientes actividades:

• Establecer la línea base: Revisión de los reglamentos

paralaevaluaciónyacreditacióndelasuniversidadesdel

Ecuador.

• Determinarlosrequisitosdelsistema:Serealizóre-

unionesdetrabajoconlosdiferentescoordinadoresyla

direccióndelaCarreradeIngenieríaenSistemasy

ComputacióndelaUNACHparadeﬁnirlosobjetivosy

requisitosdelsistema,losmismosquedebenatenderalos

indicadores,subcriterios

ycriteriosestablecidosporel

ConsejodeAseguramientodelaCalidaddelaEducación

Superior(CACES).Porúltimo,sedeterminólos

requisitosnofuncionalesquedebecumplirelsistema.

• Especiﬁcarlasevidenciasasergeneradas:Paradetermi-

narlasevidenciasasersubidasalsistemasetomócomo

referenciaelperíodoabril–agosto2016yabril2017–

agosto2017.

• Deﬁnirloscriteriosparaevaluarlasevidencias:Setomó

encuentaloscriteriosdelanormaISO/IEC27037:2012

[8] y lo que menciona el CACES, es decir, legibles,

pertinentes,puntuales,consistentes,formalesycompletas

[22].

• Registraryrevisarlasevidenciasporpartedelacomisión

asignada.

Una vez establecidas las evidencias y responsables se

re-alizaron los siguientes pasos:

1) Segúncronograma aprobadopor ladirección decarrera

seprocedeacalendarizarlosentregables,revisoryfecha

de entrega de cada una de las evidencias.

Lacomisiónrevisoraingresaalsistemaderecopilación

deevidencias,registralastareasjuntoconelrevisor,y

lasfechasrespectivasdeentrega.Además,senotiﬁca

tantoadocentesyrevisoreslacantidaddeentregablesy

revisionesasucargorespectivamente.

Los docentes ingresan al sistema según las fechas es-

tablecidas para registrar las

evidencias durante todo el



semestre.Eldocentecontinuamenteconoceelestadode

sus tareas, es decir, si las tareas han sido aprobadas o

no por su revisor.

Figura 1. Fasesde desarrollo del sistema de recolección de evidencias.

4) Lacomisiónrevisoraenconjuntoconeldirectorde

carreraestablecenlafechalímitedesubidadeinfor-

mación,ynotiﬁcanalosdocentesyrevisoreslastareasy

revisionespendientesatravésdelsistema.

5) Si el revisor no aprueba la actividad realizada deberá

manifestar claramente el error o incumplimiento.

6) Eldocenteseránotiﬁcadovíacorreoelectrónicoau-

tomáticamente,posteriormentedebecorregireldocu-

mentoyvolverasubir.

7) Elsistemaenviaráuncorreoelectrónicoespeciﬁcandola

actividadpendientederevisión.

8) Alcumplir conlassemanas derevisióny correcciónde

tareas, el sistema genera el reporte de cumplimiento de

cada docente.

A. DesarrollodelSistema

Elsistemawebparalarecopilacióndeevidenciasfuedesar-

rollado bajo la metodología en cascada. Esta metodología es

secuencial, es decir, cada etapa se ejecuta una a continuación

de otra. Cada fase tiene objetivos y tareas bien deﬁnidos que

satisfacen las necesidades e inician la siguiente fase [23]. Las

fasesdedesarrolloaseguirsemuestranenlaFigura2.

1)Especiﬁcaciónderequerimientos:Sedeterminólosreq-

uisitosfuncionalesynofuncionalesdelsistema.

2)Diseño:Seespeciﬁcólaarquitecturadelsistemawebpara

la recopilación

 de evidencias de

 los docentes. Dentro de la

arquitecturadel sistemase enumerólos estilos arquitectónicos

utilizados,lavistaconceptual,lavistalógicaylavistafísica.

3) Implementación: Fue desarrollada bajo la arquitectura

3-tier utilizando el patrónde arquitecturaModelo VistaCon-

trolador. Se utilizó Java y Primefaces, servidor web Apache,

servidor de base de datos PostgreSQL.

 Pruebas: Una vez desarrollada la aplicación se realizó

las pruebas detodos losmódulos y componentes del sistema

web para el control y monitoreo de evidencias docentes.

5) Mantenimiento: Loserroresencontradosenlafuncional-

idad del sistema fueron corregidos.

El sistema cuenta con los siguientes módulos:

• Módulo actividades: permite registrar las diferentes ac-

tividades que deben realizar los docentes.

• Módulo de coordinación:realiza la revisión de las difer-

entes actividades. Además, permite ingresar el tipo de

actividad, las evidencias y los revisores.

• Módulo de consultas: se encuentren reportes que ayude

a la toma de decisiones.

Se establece dos tipos de roles para el sistema web: 1)

Coordinador, quien desempeña la función de administrador, y

2) Docente, quien es el responsable de subir las evidencias

asignadas. Por un lado, el coordinador tiene acceso a los

siguientes módulos de coordinación, consultas y actividades.

/ JULIO - DICIEMBRE 2021

Figura 2. Interfazdel sistema web con el rol de administrador.

Tabla II

ESULTADOS ANTES Y DESPUÉS DEL PROCESO DE RECOPILACIÓN DE

EVIDENCIAS PROPUESTO

Media N

Desviación

Desv.

Error promedio

29 23.013 4.273Cumplimiento Docente 2016 53.03

Cumplimiento Docente 2017 90.66 29 6.025 1.119

Por otro lado, el docente tiene únicamente acceso al módulo

de actividades. La Figura 2 muestra la interfaz del sistema

web con el rol de administrador.

Es importante mencionar que cada actividad está represen-

tada por un color diferente según el siguiente detalle:

• Verde:Actividad realizada y aprobada.

• Amarilla:Actividad realizada sinrevisión.

• Naranja:Actividad realizada yNo aprobada.

• Rojo:Actividad no realizada.

Paralacaliﬁcaciónﬁnaldelcumplimientodeactividadesse

estableció la siguiente fórmula:

PC=

N TRA

TT

∗100 (1)

donde: PC es el porcentaje de cumplimiento, N TRA es el

numero de tareas realizadas y aprobadas, y TT es el total de

tareas asignadas.

III. R

ESULTADOS

Se tomó comolínea baselos periodos: abril – agosto 2016

sin el sistema y con el sistema abril – agosto 2017, con la

participaciónde29docentes.Serealizóunanálisisdelantesy

despuésdelusodelsistemamediantelapruebaparamétricaT-

student demuestras relacionadas. Sedeterminó que el estudio

es longitudinal, una muestra menor a 30 y con variables

cuantitativas. El resumen de losvalores obtenidos delantes y

después del uso del sistema se encuentran reﬂejados en la

TablaII.

EnlaFigura3seobservalaconcentracióndelosdatos,por

loque seobtieneque elcumplimientodocente 2017esmayor

que en el 2016. El valor máximo de cumplimiento que

alcanzaron losdocentes en el 2016fue del 95% sinutilizar el

sistema.Mientrasqueenel2017seidentiﬁcaqueelcumplim-

iento máximo de los docentes llega al 100%. Finalmente, se

concluye que existe un aumento del cumplimiento de los

docentesenelQ4(cuartil4)en

elrangode90%al100%yel

Figura 3. Diagramade cajas del cumplimiento docente.

Tabla III

STADÍSTICA DE MUESTRAS RELACIONADAS.

Indicadores

abril –

agosto 2016

abril –

agosto 2017

Uso del sistema

No Si

9 21

Si Si

No Si

15 días 5 días

Número de evidencias

Evaluación de forma

Evaluación de fondo

Tiempo para revisión

Revisores 1 5

Cumplimiento docente

53,03% 90,66%

Tabla IV

RUEBA T-STUDENT PARA MUESTRAS RELACIONADAS.

Desviación t

Sig. (bilateral)

Cumplimiento Docente 2016

–Cumplimiento Docente 2017

21.941 9.234 28 0.000

porcentajemínimoqueseidentiﬁcadespuésdeimplementarel

sistemaesdel80%.

La Tabla III describe los promedios del cumplimiento

docente en los años 2016 y 2017, los cuales son: 53.03%y

90.66%, respectivamente. La Tabla III además detalla la

estadística de muestras relacionadas,la misma que señala que

hay una mayor desviación en el cumplimiento docente del

2016, lo cual signiﬁca que los porcentajes de cumplimiento

tienen rangosde distanciamiento entre un intervalodel 20%al

95%. Mientras que después de aplicar el sistema se presenta

unadisminucióndeladesviaciónenunrangoqueseencuentra

del80%al100%.

Por otro aldo, en la Tabla IV se encuentra el valor de la

pruebadeT-studentcalculadoequivalentea9.234ygradosde

libertad igual a 28. Para el contraste del antes y del después

delusodelsistemasetomóelPvalor(Sig.bilateral)de0,000.

/ JULIO - DICIEMBRE 2021

IV. CONCLUSIONES

Elsistemawebderecopilacióndeevidenciascumpleconlas

características y estándares de calidad de las instituciones de

educación superior y las actividades se realizan en con-

cordanciacon los propósitos y objetivosinstitucionales, detal

maneraquesepuedacertiﬁcarlacalidadacadémica.Elsistema

fue desarrollado para ser un instrumento de apoyo para la

recopilación de evidencias creadas y almacenadas por los

docentes, las mismas que son evaluadas por una comisión

designada por la carrera dependiendo del tipo de actividades

realizadas. El sistema de recopilación de evidencias permite

generar reportes donde se puede visualizar el porcentaje de

cumplimientodecadadocenteydelacarrera,segúnelnúmero

de tareas realizadas y aprobadas sobre el total de tareas

asignadas. Mediante la prueba paramétrica T-student con una

muestramenora 30,serealizó unanálisisdel antesydespués

de usar el sistema, determinandoque hubo unincremento del

37.63% en el cumplimiento docente al utilizar el sistema. Al

analizar el sistema el número de evidencias solicitadas

aumentó al 57.14% y disminuyó el tiempo de revisión a un

66.66%.

GRADECIMIENTOS

Losautoresagradecenalosexpertosencargadosdevalidarla

el estudio realizado en base a varios años dedicados a la

investigación,

 diseño de vías y su mantenimiento.

EFERENCIAS

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